Outlook gesendete E-Mails sind nicht in „Gesendete Elemente“ des freigegebenen Postfaches

Outlook bietet mehreren Personen Zugriff auf ein freigegebenes Exchange-Postfach, um von dort aus E-Mails zu senden. Die gesendeten E-Mails befinden sich jedoch unter Gesendete Elemente im Postfach des eigenen Benutzers. Dieses Standardverhalten von Outlook macht es für Mitarbeiter schwierig zu verstehen, was von wem auf welche E-Mail geantwortet wurde.

Es gibt keine Möglichkeit, dieses verhalten in den Outlook-Einstellungen zu ändern. Durch das Hinzufügen eines Registrierungsschlüssels kann aber Outlook solche E-Mails immer in das Postfach verschieben, das die E-Mail gesendet hat. Die folgenden Anweisungen gelten für Microsoft Outlook 2007 bis 2019.

So wird’s gemacht

Öffne den Registrierungseditor mit der Tastenkombination Win+R

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Outlook\Preferences

Die Zahl 15.0 steht für die Office-Version, die folgenden Werte gelten für die Versionen:

12.0 = 2007
14.0 = 2010
15.0 = 2013
16.0 = 2016
16.0 = 2019
16.0 = Office 365

Erstelle einen neuen DWORT-Schlüssel mit dem Namen DelegateSentItemsStyle, und weise diesem neu erstellten Schlüssel den Wert 1 zu.

Wie man sieht, ist die Versionsnummer bei 16.0 stehen geblieben, es müsste für Outlook 2016 Version 17.0 werden. Dies liegt daran, dass Office 2016 und Office 2019 jetzt dieselbe Codebasis wie Office 365 haben.

Alternativ kann man den folgenden Befehl in einer Eingabeaufforderung als Administrator ausführen.

REG ADD "HKCU\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Preferences" /v "DelegateSentItemsStyle" /t REG_DWORD /d "1" /f

Outlook kann nun die versendeten E-Mails in „Gesendete Elemente“ im freigegebenen Postfach speichern.

Hinweis! Outlook muss so konfiguriert sein, dass es im Cache Modus ausgeführt wird, damit diese Option ordnungsgemäß funktioniert.

Das kumulative Update 9 für Exchange Server 2013 hat eine neue Funktion eingeführt, mit der Administratoren die Option zum Kopieren von Nachrichten in den Ordner Gesendete Elemente festlegen können.

Leider gibt es keine einfache Lösung für Öffentliche Ordner. Dazu muss eine Transportrolle auf dem Exchange-Server konfiguriert werden.

Wenn man moch Exchange 2010 weiterhin verwendet, muss man zu den OWA-Optionen für das freigegebene Postfach wechseln, und wählt unter Einstellungen Gesendete Elemente, Absender und „Von“-Postfächer aus.

Microsoft hat uns auch ein PowerShell-Cmdlet gespendet, bei Exchange 2010 SP2 RU4 ist der Befehl Set-MailboxSentItemsConfiguration verfügbar.

Set-MailboxSentItemsConfiguration "Freigabepostfach" -SendAsItemsCopiedTo SenderAndFrom