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Outlook DelegateSentItemsStyle

Outlook bietet mehreren Personen Zugang auf ein freigegebenes Exchange-Postfach, um von dort E-Mails versenden zu dürfen, die versandten E-Mails finden sich stets im Postfach des eigenen Benutzer „Gesendete Elemente“. Dieses Standard Verhalten von Outlook macht es für Mitarbeiter nur schwer nachvoll­ziehbar, was von wem auf welche E-Mail geant­wortet wurde.

In den Einstellungen von Outlook gibt es keine Möglichkeit, diesen Zustand zu verändern. Jedoch durch das hinzufügen eines Registry-Schlüssels wird ermöglicht, dass Outlook solche E-Mails immer in das Postfach verschiebt, das die E-Mail abgeschickt hat. Die folgende Anleitung ist gültig für Microsoft Outlook 2007 bis 2016.

Öffne den Registrierungs-Editor mit    regedit ausführen, und navigiere zu folgendem Ordner:

Der Ordner 14.0 steht für die Office-Version, es gelten hier folgende Werte zu den Versionen:

13.0 = 2007
14.0 = 2010
15.0 = 2013
16.0 = 2016

Erstelle hier einen neuen DWORT-Wert mit dem Namen DelegateSentItemsStyle. Weise diesem neu erstellten Eintrag den Wert 1 zu.

Alternativ kann man folgenden Befehl in einer als Administrator geöffneten Eingabeaufforderung  ausführen.

Nun sollte Outlook in der Lage sein, die gesendeten E-Mails in den Ordnern des freig­egebenen Postfach zu speichern.

Für öffentliche Ordner gibt es leider keine schnelle Lösung. Hier muss man eine Transport-Rolle auf dem Exchange-Server konfigurieren.

 

450 4.7.1 Helo command rejected: Host not found

Mailserver prüfen bei eingehenden E-Mails den Reverse-Eintrag (PTR) der IP-Adresse vom sendenden Server. Stimmt der Hostname nicht mit der IP Adresse des absendenden Mailservers überein, wird das E-Mail mit der Fehlermeldung 450 4.7.1 abgewiesen.

Im Maillog wird mit NOQUEUE reject 450 4.7.1, hier durch Postfix wie folgt protokolliert.

In diesem Fall muss der Absender prüfen, ob die IP-Adresse seines Mailservers in der DNS Zone mit dem entsprechenden PTR-Record übereinstimmt.

Ist der sendende Mailserver bekannt und vertrauenswürdig, kann Postfix angewiesen werden eine Ausnahme durch die EHLO/HELO Überprüfung zu veranlassen.

Dazu wird eine Datei helo_access angelegt, mit folgendem Inhalt.

Danach postmap ausführen um die hash db zu erzeugen.

Postfix muss die Änderung zur Aktivierung noch übernehmen.

Im maillog kann nun überprüft werden ob die Emails angenommen werden. Mit mailq wird festgestellt ob sich noch nicht zugestellte Emails in der Queue befinden, und mit der Eingabe postqueue das zustellen gleich ausgelöst, mit tail wird das maillog geöffnet.

Oft sind es falsch konfigurierte Exchange Server die sich mit falschem, internen hostname melden, den korrekten FQDN stellt man in der ECP Konsole ein, beim zuständigen FrontendTransport Connector.

Besser noch man lässt den Exchange Server über ein Smarthost seine Mails versenden, dadurch bietet sich die Möglichkeit ausgehende Mails zusätzlich mit DKIM im Envelop zu versenden, was die Authentizität erhöht, und bei eingehenden Mails eine wirksame SPAM und Schadcode Filterung ermöglicht, etwa durch SpamAssassin oder mit Amavis-new.

 

Exchange Quota für Outlook Regeln vergrössern

Outlook speichert Regeln bei Exchange Konten auf dem Server, um Weiterleitungen oder E-Mails Online aus dem Posteingang automatisch in Ordner zu verschieben, dies auch wenn Outlook nicht ausgeführt wird. Die Synchronisation von Regeln bietet auch den vorteil bei der Nutzung mit dem eigenen Konto an einem anderen Computer, die Regeln werden dann automatisch vom Server in Outlook heruntergeladen.

Werden viele Regeln erstellt, oder werden Regeln mit langen Namen verwendet, kann der Quota Speicher auf dem Exchange Server nicht mehr ausreichen, die Standardgrösse ist auf 64 KB limitiert.

Es erscheint bei Outlook folgende Fehlermeldung:
Mindestens eine Regel konnte aufgrund von nicht unterstützten Parametern oder mangelndem Speicherplatz nicht auf Exchange Server übertragen werden.

Erweitern lässt sich die RulesQuota mit folgendem cmdlet aus der Exchange Management Shell.

Aktuelle RulesQuota abfragen mit folgendem cmdlet

Set-Mailbox -RulesQuota
Set-Mailbox -RulesQuota

Hinweis! Werden Regeln zum verschieben in lokale PST-Dateien angelegt, muss unter Erweiterte Optionen – nur auf diesem Computer aktiviert werden. Auch diese Regeln werden zum Server hochgeladen, jedoch werden sie nicht Online ausgeführt da PST Ordner nur auf dem Computer lokal vorhanden sind.

 

Exchange Benutzerprinzipalname UPN

Exchange ermöglicht die Verwendung mehrer Domänen zur Authentifizierung. Beispielweise für die Formularbasierte Authentifizierung, oder für den Hosted Exchange Betrieb über Virtuelle Verzeichnisse bieten Benutzerprinzipalnamen (UPN) bevorzugte Anmeldesicherheit.

Benutzerprinzipalname-Suffix ist der Name der aktuellen Domäne und der Stammdomäne (root-Domain), diese bilden die Benutzerprinzipalnamen-Standardsuffixe. Wenn alternative Domänennamen verwendet werden, wird die Anmeldesicherheit erhöht und die Anmeldenamen werden vereinfacht.

Mit der MMC-Konsole Active Directory-Domänen und Vertrauensstellungen, werden alternative Benutzerprinzipalnamen-Suffixe hinzugefügt.

Benutzerprinzipalnamen-Suffixe
Benutzerprinzipalnamen-Suffix: banana.org hinzufügen.

Über das Exchange Admin Center wird unter Server – Virtuelle Verzeichnisse – owa (Default Web Site) die Formularbasierte Authentifizierung mit Anmeldeformat Benutzerprinzipalname (UPN) aktiviert.

EAC OWA_Virtuelles Verzeichnis
EAC OWA Virtuelles Verzeichnis, FBA Auth

Nach dem ändern den IIS neu starten mit iisreset /noforce

Damit der Benutzer Joe Biden sich mit seiner E-Mail-Adresse anmelden kann, muss im AD bei Eigenschaften des Benutzers unter Konto, Benutzeranmeldename, die Domäne (banana.org) ausgewählt werden.

Benutzereigenschaften
Benutzereigenschaften

Outlook Web App Anmeldung mit E-Mail-Adresse

Outlook Web App
Outlook Web App

Joe Biden kann sich nun mit seiner E-Mail-Adresse joe.biden@banana.org beim Exchange Server authentifizieren.

Outlook Web App Light deaktivieren

Beim Internet Explorer 11 lässt sich der Hacken bei Outlook Web App Light verwenden nicht entfernen, Grund ist die Einschränkung der Kompatibilitätsansicht.

Es erscheint der Hinweis:

Die Light-Version von Outlook Web App bietet eine geringere Anzahl von Features. Verwenden Sie diese Anwendung, falls Ihnen nur eine langsame Verbindung zur Verfügung steht oder wenn Sie einen Computer mit ungewöhnlich strengen Browsersicherheitseinstellungen verwenden. Der vollständige Funktionsumfang von Outlook Web App wird auch von einigen Browsern auf Windows-, Mac- und Linux-Computern unterstützt.

Wer Outlook Web App unter Chrome oder Firefox nutzt, wird feststellen das die Web App uneingeschränkt erscheint. Soll dies im Internet Explorer ebenfalls geschehen, kann folgende Einstellung vorgenommen werden.

Einstellung der Kompatibilitätsansicht
Einstellung der Kompatibilitätsansicht

Auf Einstellung (Zahnrad) gehen und die Kompatibilitätsansicht öffnen, die Domain unter dieser die Outlook Web App ist zur Liste der Webseiten hinzufügen.

Einstellungen der Kompatibilitätsansicht
Einstellungen der Kompatibilitätsansicht