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Outlook DelegateSentItemsStyle

Outlook bietet mehreren Personen Zugang auf ein freigegebenes Exchange-Postfach, um von dort E-Mails versenden zu dürfen, die versandten E-Mails finden sich stets im Postfach des eigenen Benutzer „Gesendete Elemente“. Dieses Standard Verhalten von Outlook macht es für Mitarbeiter nur schwer nachvollziehbar, was von wem auf welche E-Mail geantwortet wurde.

In den Einstellungen von Outlook gibt es keine Möglichkeit, diesen Zustand zu verändern. Jedoch durch das hinzufügen eines Registry-Schlüssels wird ermöglicht, dass Outlook solche E-Mails immer in das Postfach verschiebt, das die E-Mail abgeschickt hat. Die folgende Anleitung ist gültig für Microsoft Outlook 2007 bis 2016.

Öffne den Registrierungs-Editor mit    regedit ausführen, und navigiere zu folgendem Ordner:

Der Ordner 14.0 steht für die Office-Version, es gelten hier folgende Werte zu den Versionen:

13.0 = 2007
14.0 = 2010
15.0 = 2013
16.0 = 2016

Erstelle hier einen neuen DWORT-Wert mit dem Namen DelegateSentItemsStyle. Weise diesem neu erstellten Eintrag den Wert 1 zu.

Alternativ kann man folgenden Befehl in einer als Administrator geöffneten Eingabeaufforderung  ausführen.

Nun sollte Outlook in der Lage sein, die gesendeten E-Mails in den Ordnern des freig­egebenen Postfach zu speichern.

 

Für öffentliche Ordner gibt es leider keine schnelle Lösung. Hier muss man eine Transport-Rolle auf dem Exchange-Server konfigurieren.

450 4.7.1 Helo command rejected: Host not found

Mailserver prüfen bei eingehenden E-Mails den Reverse-Eintrag (PTR) der IP-Adresse vom sendenden Server. Stimmt der Hostname nicht mit der IP Adresse des absendenden Mailservers überein, wird das E-Mail mit der Fehlermeldung 450 4.7.1 abgewiesen.

Im Maillog wird mit NOQUEUE reject 450 4.7.1, hier durch Postfix wie folgt protokolliert.

In diesem Fall muss der Absender prüfen, ob die IP-Adresse seines Mailservers in der DNS Zone mit dem entsprechenden PTR-Record übereinstimmt.

Ist der sendende Mailserver bekannt und vertrauenswürdig, kann Postfix angewiesen werden eine Ausnahme durch die EHLO/HELO Überprüfung zu veranlassen.

Dazu wird eine Datei helo_access angelegt, mit folgendem Inhalt.

Danach postmap ausführen um die hash db zu erzeugen.

Postfix muss die Änderung zur Aktivierung noch übernehmen.

Im maillog kann nun überprüft werden ob die Emails angenommen werden. Mit mailq wird festgestellt ob sich noch nicht zugestellte Emails in der Queue befinden, und mit der Eingabe postqueue das zustellen gleich ausgelöst, mit tail wird das maillog geöffnet.

Oft sind es falsch konfigurierte Exchange Server die sich mit falschem, internen hostname melden, den korrekten FQDN stellt man in der ECP Konsole ein, beim zuständigen FrontendTransport Connector.

Besser noch man lässt den Exchange Server über ein Smarthost seine Mails versenden, dadurch bietet sich die Möglichkeit ausgehende Mails zusätzlich mit DKIM im Envelop zu versenden, was die Authentizität erhöht, und bei eingehenden Mails eine wirksame SPAM und Schadcode Filterung ermöglicht, etwa durch SpamAssassin oder mit Amavis-new.

Outlook Junk E-Mail auf Smarthost

Niemand mag SPAM, um die Flut unerwünschter E-Mails einzudämmen, müssen eingehende E-Mails mehrere Filter und sogenannte Milter durchlaufen. Eine effiziente Filter Lösung bietet der Mail Transfer Agent – Postfix, das Open Source Programm wurde 1998 von Wietse Zweitze Venema entwickelt. Postfix ist ein leistungsfähiger Mail Transfer Agent für Unix und Unix-Derivate. Die Software sollte zum Entwicklungszeitpunkt eine kompatible Alternative zu Sendmail sein. Dabei wurde bei der Entwicklung insbesondere auf Sicherheitsaspekte geachtet. Der Quellcode von Postfix steht unter der IBM Public License. Postfix MTA’s werden von vielen Internet Providern und in Großunternehmen eingesetzt.

Die Architektur von Postfix erlaubt es eine Vielzahl an Filter einzubinden, wie das unter der Apache-Lizenz stehende SpamAssassin, um unerwünschte E-Mails herauszufiltern und zu markieren, oder Greylisting um das verhalten eines Senders zu überprüfen. Zum Schutz gegen Viren und Schadcode kann Clam AntiVirus eingebunden werden – ClamAV steht unter der GNU General Public License.

Workaround

Als E-Mail Client Software in Unternehmen ist MS Outlook im Exchange betrieb weit verbreitet. Für SPAM der nicht in einem Filter abgefangen wurde, bietet Outlook die Möglichkeit unerwünschte Absender zu sperren, hierbei ist die Bezeichnung nicht gerade zutreffend, denn die sogenannten Junk E-Mails werden auf dem Server nicht gesperrt, sondern sie werden beim Empfang viel mehr in den Outlook Ordner Junk-E-Mail verschoben. Besser wäre es aber wenn der vermeintliche Absender es gar nicht schafft es zuzustellen, also es zurückgewiesen wird.

outlook-junk-emails

Hier gibt es eine Möglichkeit einzugreifen, wenn der Exchange Server wie oft die E-Mails nicht direkt aus dem Internet empfängt, sondern über einen Smarthost abwickelt. Smarthosts sind meist Linux basierte Server die mit dem Postfix MTA arbeiten.

Abbildung: Junk-E-Mail Optionen: Blockierte Abesnder
Abbildung: Junk-E-Mail Optionen: Blockierte Abesnder
Installation

Der folgende PowerShell Script ruft die Junk-E-Mail Einträge aus der Outlook Sperrliste Blockierte Absender von allen Mailboxen aus und extrahiert die formatierte Ausgabe als Windows-ANSI Text und in eine ACSII-Text Datei. Anschliessend wird die erzeugte Datei extracted_JunkEmails.asc auf den Smarthost übertragen. Die Whitelist wird in der Datei extracted-TrustedEmails.asc angelegt.

Der Script wird auf dem Exchange Server in der Exchange Management Shell als Administrator ausgeführt, geeigneterweise als Job in der Aufgabenplanung zu jeder Stunde. Bei Zeile 8 soll anstelle des Platzhalters der Benutzername gefolgt vom Name des Smarthost stehen, dies als FQDN oder host IP.

Auf dem Exchange Server wird PuTTY benötigt, nach der Installation von PuTTY 64bit dient pscp.exe (PuTTY Secure Copy) zur Übertragung der Sperrliste Blockierte Absender auf den Smarthost. Damit es zu keiner Passwort abfrage kommt, muss mit PuTTY Key Generator (puttygen.exe) ein Schlüsselpar erzeugt werden, der erzeugte Public Key wird auf dem Smarthost unter das home Verzeichnis des Benutzers in das Verzeichnis .ssh in die Datei authorized_keys kopiert. Damit ist der Script mit pscp in der lage sich beim Smarthost zu authentifizieren.

Auf dem Linux Smarthost dient ein Shell Script um die Zeilen in das Unix (LF) Format zu konvertieren. Dieser Einzeiler erzeugt die passende Ausgabe in das Postfix Verzeichnis über pipe in die Datei junkbl_access und trusted_access.

Code in eine Datei junkbl.sh einfügen und unter dem Pfad /usr/bin/ speichern.

Der Shell Script wird ausführbar gemacht.

Der stream-editor – sed konvertiert die Zeilenumbrüche, entfernt leer Zeichen und fügt am ende jeder Zeile den SMTP Error Code 550 ein, damit werden die beim versuch der Zustellung nicht erwünschten E-Mails der Sperrliste Blockierte Absender zurückgewiesen.

Die Postfix lookup tables erstellen und aktualisieren.

In der Postfix Hauptkonfiguration werden die restriction checks hinzugefügt.

Nach einem postfix reload wird die Outlook Sperrliste von Postfix angewandt.

Per cronjob soll die Sperrliste laufend aktualisiert werden, zu jeder Stunde +5 min.

Anmerkung

Bei CentOS 7 ist es erforderlich den user zur Group sftp_users hinzuzufügen, mit usermod -G sftp_users {username}, in der sshd_config muss die direktive Match Group sftp_users angewandt werden.

Wie ein Script für die Exchange Management Shell aus der Aufgabenplanung ausgeführt wird, erklärt der Beitrag Exchange MailboxStatistics Mail-Report

OpenSSH Key Bereitstellung für Auto-login PuTTY Key Generator

Eine weitere SSH Lösung bietet OpenSSH on Windows

Release Update und Bugfix auf Github

Exchange Quota für Outlook Regeln vergrössern

Outlook speichert Regeln bei Exchange Konten auf dem Server, um Weiterleitungen oder E-Mails Online aus dem Posteingang automatisch in Ordner zu verschieben, dies auch wenn Outlook nicht ausgeführt wird. Die Synchronisation von Regeln bietet auch den vorteil bei der Nutzung mit dem eigenen Konto an einem anderen Computer, die Regeln werden dann automatisch vom Server in Outlook heruntergeladen.

Werden viele Regeln erstellt, oder werden Regeln mit langen Namen verwendet, kann der Quota Speicher auf dem Exchange Server nicht mehr ausreichen, die Standardgrösse ist auf 64 KB limitiert.

Es erscheint bei Outlook folgende Fehlermeldung:
Mindestens eine Regel konnte aufgrund von nicht unterstützten Parametern oder mangelndem Speicherplatz nicht auf Exchange Serverübertragen werden.

Erweitern lässt sich die RulesQuota mit folgendem cmdlet aus der Exchange Management Shell.

Aktuelle RulesQuota abfragen mit folgendem cmdlet

Set-Mailbox -RulesQuota
Set-Mailbox -RulesQuota

Hinweis! Werden Regeln zum verschieben in lokale PST-Dateien angelegt, muss unter Erweiterte Optionen – nur auf diesem Computer aktiviert werden. Auch diese Regeln werden zum Server hochgeladen, jedoch werden sie nicht Online ausgeführt da PST Ordner nur auf dem Computer lokal vorhanden sind.

Exchange Benutzerprinzipalname UPN

Exchange ermöglicht die Verwendung mehrer Domänen zur Authentifizierung. Beispielweise für die Formularbasierte Authentifizierung, oder für den Hosted Exchange Betrieb über Virtuelle Verzeichnisse bieten Benutzerprinzipalnamen (UPN) bevorzugte Anmeldesicherheit.

Benutzerprinzipalname-Suffix ist der Name der aktuellen Domäne und der Stammdomäne (root-Domain), diese bilden die Benutzerprinzipalnamen-Standardsuffixe. Wenn alternative Domänennamen verwendet werden, wird die Anmeldesicherheit erhöht und die Anmeldenamen werden vereinfacht.

Mit der MMC-Konsole Active Directory-Domänen und Vertrauensstellungen, werden alternative Benutzerprinzipalnamen-Suffixe hinzugefügt.

Benutzerprinzipalnamen-Suffixe
Benutzerprinzipalnamen-Suffix: banana.org hinzufügen.

Über das Exchange Admin Center wird unter Server – Virtuelle Verzeichnisse – owa (Default Web Site) die Formularbasierte Authentifizierung mit Anmeldeformat Benutzerprinzipalname (UPN) aktiviert.

EAC OWA_Virtuelles Verzeichnis
EAC OWA Virtuelles Verzeichnis, FBA Auth

Nach dem ändern den IIS neu starten mit iisreset /noforce

Damit der Benutzer Joe Biden sich mit seiner E-Mail-Adresse anmelden kann, muss im AD bei Eigenschaften des Benutzers unter Konto, Benutzeranmeldename, die Domäne (banana.org) ausgewählt werden.

Benutzereigenschaften
Benutzereigenschaften

Outlook Web App Anmeldung mit E-Mail-Adresse

Outlook Web App
Outlook Web App

Joe Biden kann sich nun mit seiner E-Mail-Adresse joe.biden@banana.org beim Exchange Server authentifizieren.