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Outlook ist primär der Client zum Exchange Server, ein Einsatz ohne Exchange ist aber auch möglich. Erstmals erschien es 1997 im Zusammenhang mit dem Microsoft Server.

Outlook Signaturen Vorlage Verteilung

Outlook-Signatur automatisch erstellen mit Attribute aus Active Directory

Innerhalb eines Unternehmens gehört es zu den Aufgaben von Systemadministratoren die Signaturen für das Corporate Identity zu verwalten. Die meisten Unternehmen möchten das gesamte Erscheinungsbild der Signatur gestalten.

Outlook bietet hierfür keine direkten Möglichkeiten an, da die Email Signatur in Outlook eine clientseitige Anwendung ist und Benutzer somit ihre eigene Signatur erstellen und ändern können. Es gibt jedoch die Möglichkeit den Zugriff mithilfe von Gruppenrichtlinien auf die Signatur Optionen zu verhindern. Dies behebt jedoch nicht das Problem, dass zunächst eine Standardsignatur erstellt und generiert wird, und für die Benutzer bereitgestellt wird.

Dort wo eine zentralisierte Lösung auf Outlook Client-Ebene bevorzugt wird, und man auf die Exchange Transport Rules verzichten möchte, oder kein Exchange Server in verwendung ist, um die Signaturen zu generieren und über Login-Script oder GPOs zu verteilen, kann dieser Beitrag ein Ansatz für zentralisierte Lösungen geben.

VBScript Outlook Signatur deployment

Das folgende VBScript erstellt beim Client eine Outlook Signatur, dabei werden Anwenderdaten (Attribute) aus Active Directory, dsa.msc (Active Directory-Benutzer und -Computer) ausgelesen und anschliessend in die Signatur eingefügt, danach fügt das Skript die Signatur in neuen E-Mails und Antworten an.

On Error Resume Next

Set objSysInfo = CreateObject("ADSystemInfo")

GetUser = objSysInfo.UserName
Set objUser = GetObject("LDAP://" & GetUser)

GetName = objUser.FullName
GetTitle = objUser.Title
GetDepartment = objUser.Department
GetCompany = objUser.Company
GetPhone = objUser.TelephoneNumber
GetOtherPhone = objUser.otherTelephone
GetMobile = objUser.Mobile
GetEmail = objUser.EmailAddress
GetFax = objUser.FaxNumber
GetStreet = objUser.StreetAddress
GetZip = objUser.PostalCode
GetCity = objUser.l
GetState = objUser.State
GetHomepage = objUser.Homepage
GetNotes = objUser.Info
Appendix = "Bei Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verf" & Chr(252) & "gung."
Regards = "Freundliche Gr" & Chr(252) & "sse"

Set objWord = CreateObject("Word.Application")

Set objDoc = objWord.Documents.Add()
Set objSelection = objWord.Selection

Set objEmailOptions = objWord.EmailOptions
Set objSignatureObject = objEmailOptions.EmailSignature

Set objSignatureEntries = objSignatureObject.EmailSignatureEntries

' BOF signature

objSelection.Font.Name = "Calibri"
objSelection.Font.Size = 11
objSelection.TypeText Appendix
objSelection.TypeParagraph()
objSelection.TypeText Regards & Chr(11)
objSelection.TypeText GetName
objSelection.TypeParagraph()
objSelection.TypeText GetTitle & " " & GetDepartment & Chr(11)
objSelection.TypeText "Mobile " & GetMobile
objSelection.TypeParagraph()
objSelection.Font.Name = "Arial Black"
objSelection.Font.Size = 13
objSelection.Font.Bold = True
objSelection.Font.Color = RGB(22,46,106)
objSelection.TypeText GetCompany
objSelection.Font.Name = "Calibri"
objSelection.Font.Size = 11
objSelection.Font.Bold = False
objSelection.Font.Color = RGB(0,0,0)
objSelection.TypeParagraph()
objSelection.TypeText GetStreet & " " & GetZip & " " & GetCity & " " & GetNotes & Chr(11)
objSelection.TypeText "Telefon " & GetPhone & " Fax " & GetFax & " " & GetEmail & " " & GetHomepage

' EOF signature

Set objSelection = objDoc.Range()

objSignatureEntries.Add "MySignature", objSelection
objSignatureObject.NewMessageSignature = "MySignature"
objSignatureObject.ReplyMessageSignature = "MySignature"

objDoc.Saved = True
objWord.Quit

Die Code Zeilen kopiert man in einen Editor, zum Beispiel Notepad und speichert diese mit der Dateierweiterung-.vbs.

Anpassungen an der Signatur können im Skipt zwischen BOF signature und EOF signature vorgenommen werden.

Das Skript nun an einer Workstation mit Outlook ausführen, es findet am Bildschirm keine Ausgabe statt, nach der Ausführung kann Outlook geöffnet werden und eine neue E-Mail erstellt werden, die Signatur erscheint nun in der Nachricht, welche der nachstehenden Abbildung ähnlich sieht.

Abbildung: Outlook Signatur

Outlook Signaturen Client Verteilung

Über GPOs kann man Scripts für das Login konfigurieren. Die Einstellungen für Anmelde- und Abmelde-Scripts findet man unter Benutzerkonfiguration => Richtlinien => Windows-Einstellungen => Skripts. Der Speicherort für Scripts, die man über GPOs zuweist, befindet sich unter dem Pfad \\FQDN\SYSVOL\FQDN\policies\user\scripts\logon und logoff.

Vorschläge und Anpassungen

Vorschläge zu diesem Beitrag sind gewünscht und willkommen, dazu gibt es auf Github ein zu diesem Beitrag referenziertes Repository. Gefällt der Beitrag, kannst Du uns auch dort ein Stern geben. Wenn Du zu diesem Projekt beitragen möchtest, kannst Du dein eigenes Repository forken, zögere nicht mit einem Pull-Request dein eigenes Repository oder Projekt daraus zu erstellen, es ist OpenSource und es ist unter der MIT-Lizenz lizenziert.

Kopano Postfach in Outlook hinzufügen

Kopano Z-Push und Outlook 2019

Z-Push ist eine Open-Source-Anwendung zum Synchronisieren von ActiveSync-kompatiblen Geräten wie Mobiltelefonen, Tablets und Outlook 2013 und höher. Ein Kopano Server nutzt Z-Push als ActiveSync-Protokoll für kompatible Geräte.

Bei Z-Push handelt sich um eine Implementierung des ActiveSync-Protokolls von Microsoft, das drahtlos für ActiveSync-fähige Geräte mit mehreren Plattformen wie Windows Phone, Apple iPhone und iPad, Android verwendet wird. Mit Open Source Z-Push kann jedes PHP-basierte Groupware-Paket vollständig mit jedem ActiveSync-kompatiblen Gerät synchronisiert werden.

Als Open Source-Projekt unter der AGPL v3 wurde Z-Push ursprünglich von der Zarafa Deutschland GmbH (Deutschland) entwickelt.

Outlook 2019 Kopano Konto einrichten – so wird’s gemacht

Gemäss Microsoft ist Outlook 2016 und 2019 sowie Office 365 auf derselben Codebasis, die Version bezieht sich lediglich auf unterschiedliche Lizenzmodelle. In diesem Artikel wird beschrieben, wie eines der hier erwähnten Outlook Versionen, mit der Anbindung zu einem Kopano-Groupware Server genutzt werden kann.

Bevor das Kopano-Konto hinzugefügt werden kann, wird Outlook beendet, danach öffnet man das Snap-In für E-Mail Setup, durch drücken der Tasten Win+R für Ausführen.

Hier die folgende Zeile per Copy & Paste einfügen.

"C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\root\Client\AppVLP.exe" rundll32.exe shell32.dll,Control_RunDLL "C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\root\Office16\MLCFG32.CPL"

Alternativ kann in des Feld öffnen control eingegeben werden mit anschliessend klick auf OK.

In der geöffneten Systemsteuerung in das Suchfeld mail eingeben.

Es erscheint Mail (Microsoft Outlook 2016) (32-Bit)

Auf E-Mail-Konten klicken. Falls noch keine Profile erstellt wurden, wird durch den Assistenten geführt ein Profile erstellt.

Beim Register E-Mail auf Neu gehen und ein neues E-Mail-Konto hinzufügen, wie folgt gezeigt in der Bilderstrecke.

Es wird der Konto-Assistent gestartet, hier im ersten schritt die Manuelle-Konfiguration wählen.

Die Option Exchange-ActiveSync wählen.

Kontoinformationen wie Name, E-Mail-Adresse, E-Mail-Server und Benutzername mit Kennwort eintragen und den Assistenten mit Weiter abschließen.

Nach dem Test der Kontoeinstellungen ist das Kopano Konto eingerichtet und steht in Outlook zur Verfügung.

E-Mail Verschlüsselung mit PGP und S/MIME

OpenPGP Verschlüsseln und Signieren von E-Mails mit Outlook in Windows 10

Verschlüsselte E-Mails zum Schutz der Privatsphäre sollte zur Selbstverständlichkeit gehören, um die Authentizität der Absender und die Unveränderlichkeit zu garantieren, wie verschlüsselte Webseiten über Transport Layer Security (TLS) heute fast überall der Standard ist, vor allem dank der freien und offenen X.509-Zertifizierungsstelle, Let’s Encrypt was kostenlos und einfach auf vielen Plattformen implementiert werden kann. Zum Verschlüsseln und Signieren von E-Mails, Dateien und Ordnern unter Windows bietet sich Gpg4win (GNU Privacy Guard for Windows) an, eine freie Software die mit nur wenigen Mausklicks installiert werden kann.

  OpenPGP ist der am häufigste verwendete E-Mail-Verschlüsselungsstandard mit asymmetrischen Schlüsseln. OpenPGP wird von der Arbeitsgruppe der Internet Engineering Task Force (IETF) als vorgeschlagener Standard in RFC 4880 definiert.

INSTALLATION

Voraussetzung ist ein Windows 10 und Microsoft Outlook 2010, 2013, 2016 oder 2019 (32bit oder 64bit). Die in dieser Anleitung in Anwendung gebrachte Gpg4win Software kann hier herunter-geladen werden. Die Installation ist unspektakulär und vollzieht sich mit wenigen Maus klickst.

Nach dem Gpg4win auf dem Windows 10 Computer Installiert ist, findet sich das Outlook-Plugin GpgOL im Outlook Ribbon.

Weiter findet sich die Schlüsselverwaltung Kleopatra unter dem Start Programme Menü, aus diesem man sich erst ein Schlüsselpaar generieren lässt. Nach erzeugen eines Schlüsselpaares, dem privaten geheimen Schlüssel, kann der öffentliche Schlüssel den Empfängern bekannt gegeben werden. Es handelt sich hier um sogenannte asymmetrische Schlüssel.

Hat man eine eigene Webseite, empfiehlt es sich der öffentliche Schlüssel darauf zu publizieren, beispielsweise zur E-Mail in der Kontaktseite. Aus Kleopatra wird mit einem rechts klick über seiner E-Mail Adresse das Kontextmenü geöffnet, darin wählt man Exportieren, oder über die Option Details.

Der in der asc-Datei exportierte öffentliche Schlüssel kann in Notepad geöffnet werden, den Inhalt mit Copy & Paste in ein E-Mail einfügen, oder als Anlage an den Empfänger versenden, mit diesem man verschlüsselte E-Mail austauschen möchte. Grundsätzliche kann man mit jedem E-Mail Empfänger verschlüsselt kommunizieren, sobald Absender und Empfänger ihre PGP Public Keys untereinander ausgetauscht haben, und die E-Mail in Kleopatra beglaubigt wurde, können E-Mails untereinander entschlüsselt werden.

Beim verfassen einer Nachricht die Signiert und verschlüsselt werden soll, klickt man die Option Absichern im Outlook Ribbon.

PGP Verschlüsselte Email mit Outlook

Für Nutzer von Thunderbird gibt es das Enigmail Add-on, dieses hier heruntergeladen werden kann. Enigmail ist ein nahtlos integriertes Sicherheits-Add-on für Mozilla Thunderbird. Es verwendet OpenPGP um E-Mails zu verschlüsseln und digital zu signieren sowie empfangene Nachrichten zu entschlüsseln und zu überprüfen.

LINUX GnuPG

Für GNU/Linux basierte Systeme kann direkt GnuPG über den Paketmanager installiert werden.

~$ sudo apt install -y gnupg

Unter MacOS X kann die GPG Suite verwendet werden.