Outlook begrenzt die Standardgröße für die PST-Datei und OST-Datei auf 50 GB. Die Limite wird durch den Registrierungswert in der Registry festgelegt, das Maximum kann auf ungefähr 4 PB (4096 TB) erhöht werden.

In Outlook 2003 und Outlook 2007 wurde die maximal empfohlene Größe einer PST-Datei und einer OST-Datei auf 20 GB begrenzt.

In Outlook 2010, 2013, 2016, 2019 und Microsoft 365 wurde dieses empfohlene Limit auf 50 GB festgelegt.

Wie erhöhe ich die maximale Dateigröße einer PST-Datei ?

Um die maximale Größe der Outlook PST-Datei und OST-Datei zu erhöhen, muss der Werte unter folgendem Schlüssel in der Registrierung erstellt und festlegt werden.

Outlook 2003
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\11.0\Outlook\PST
Outlook 2007
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\12.0\Outlook\PST
Outlook 2010
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\14.0\Outlook\PST
Outlook 2013
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Outlook\PST
Outlook 2016 / Outlook 2019 / Microsoft 365
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\PST

PST-Datei und OST-Datei Größe erhöhen

Die folgenden 2 neuen DWORD-Werte müssen erstellt oder festgelegt werden, um die Outlook-Datendatei begrenzung zu erhöhen.

• WarnLargeFileSize
  Der Wert darf nicht höher sein als 4090445042 (dezimal) oder f3cf3cf2 (hexadezimal)
• MaxLargeFileSize
  Der Wert darf nicht höher sein als 4294967295 (dezimal) oder ffffffff (hexadezimal)

REG ADD in der Eingabeaufforderung

Eine Eingabeaufforderung öffnen mit drücken der Tasten Win+Rcmd.

Ausführen der Eingabe folgender zwei Zeilen.

REG ADD "HKCU\SOFTWARE\Microsoft\Office\16.0\Outlook\PST" /v "WarnLargeFileSize" /t REG_DWORD /d "4090445042" /f

REG ADD "HKCU\SOFTWARE\Microsoft\Office\16.0\Outlook\PST" /v "MaxLargeFileSize" /t REG_DWORD /d "4294967295" /f

Zeilen mit Copy Paste in der Eingabeaufforderung ausführen.

Der erste Wert WarnLargeFileSize gibt an, wie viele MB ein Benutzer in eine PST- oder OST-Datei schreiben kann, bevor er eine Warnung erhält. Der zweite Wert MaxLargeFileSize gibt an, wie viele MB das System in eine PST-Datei oder OST-Datei schreiben kann. Der Wert muss mindestens 5% höher sein, da mehr als nur Benutzerdaten in PST-Dateien und OST-Dateien geschrieben werden.

  Obwohl im Registrierungspfad PST steht, gilt der Registrierungsschlüssel auch für OST-Dateien.

  Ist das Postfach auf einem Exchange Server oder ein Office 365 Postfach, muss das Kontingent ebefalls angehoben werden.

  Outlook 2013 und frühere Versionen verwenden für IMAP-Konten auch eine Outlook-Datendatei (PST). Ab Outlook 2016 und Outlook für Microsoft 365 verwenden IMAP-Konten Offline-Outlook-Datendateien (OST).

Outlook-Offlinedatendatei (OST)

Die meisten Kontotypen, z. B. IMAP-Konten, Microsoft 365-Konten, Exchange-Konten und Outlook.com-Konten, verwenden eine Offline-Outlook-Datendatei (OST), um eine synchronisierte Kopie der Postfachinformationen auf dem lokalen Computer zu speichern.

Outlook-Datendateien (PST), die von Outlook 2013 oder Outlook 2016 erstellt wurden, werden normalerweise auf dem Computer im Ordner Dokumente\Outlook-Dateien gespeichert.

Outlook OST-Datei PST-Datei

Offline-Outlook-Datendatei (OST) ab Outlook 2019 und Microsoft 365 wird unter %LOCALAPPDATA% unter dem Pfad \Users\Benutzer\AppData\Local\Microsoft\Outlook gespeichert. Die meisten Daten bleiben auf dem Server. Alle Lokal gespeicherten Elemente sollten jedoch gesichert werden. Beispielsweise sind Kalender, Kontakte, Aufgaben und alle Ordner nur als Lokal gekennzeichnet.

Outlook-Datendatei (.pst) zeigt keine Nachrichten

Beim Öffnen einer Outlook-Datendatei (.pst), wird man feststellen das die Ordner leer sind, in der Statusleiste steht, Filter angewendet. Dies mit Inhalt des IMAP Postfach. Zum Beispiel beim Versuch die Ordner zu einem neuen Exchange oder Office 365 Postfach zu verschieben.

Beim Bearbeiten von IMAP-Ordnern und dem Kopieren/Verschieben, oder nach dem Importieren von Nachrichten aus einem vorhandenen IMAP-Konto. Aus einer geöffneten Outlook PST-Datendatei werden keine Elemente angezeigt. Diese Anleitung zeigt wie das Problem in Outlook 2019, 2016 oder 2013 zu beheben ist.

Outlook PST-Datei öffnen über Datei – Öffnen und Exportieren – Outlook-Datendatei öffnen.

Outlook Datendatei zeigt nach dem Import keine Nachrichten

Öffnet man die WebApp (WebMail) sind die Ordner mit Inhalt zu sehen. Derselbe Inhalt ist jedoch in den Outlook Ordner nicht zu finden. Man wird möglicherweise weiter bemerken, dass beim Anwählen eines Ordners, in der Outlook Statusleiste Filter angewendet steht. Normalerweise ist dort die Anzahl Elemente zu sehen. Der Ordnerinhalt mit den Elementen wird ausgeblendet.

Erscheint in der Outlook Statusleiste Filter angewendet nicht, muss die Outlook Statusleiste für den Ordner angepasst werden. Mit Rechtsklick in der Statusleiste und Filtern aktivieren.

Lösung: Filter entfernen um versteckte Nachrichten in Datendatei anzuzeigen

IMAP-Status Suchkriterien aus Filter löschen mit folgendem vorgehen. Mit klickt in der Statusleiste auf Filter angewendet, wird das Fenster Filtern geöffnet.

Outlook Ordner Filter Entfernen aus Statusleiste

Zum Abschnitt Erweitert gehen und die Schaltfläche Entfernen klicken. Der Eintrag IMAP-Status entfernen. Danach nach unten auf Alles löschen und OK klicken.

Die Outlook Ordner der PST-Datendatei erscheinen nun mit Inhalt. Die Statusleiste zeigt den Filter nicht mehr.

Outlook IMAP Ordner Filter in Statusleiste Ein- und Ausblenden

Das hinzufügen eines IMAP-Kontos zu Outlook, ermöglicht das auswählen der Ordner aus dem Konto die in der Ordnerliste angezeigt werden sollen. Die Outlook Ordner die angezeigt werden und mit „abonnierte“ bezeichnet sind, werden regelmäßig mit dem e-Mail-Server synchronisiert. Wenn man einen großen Ordner in das Konto hinzufügt, der selten verwendet wird, kann man diesen Ordner kündigen. Mit Aufheben des Abonnements eines Ordners in der Ordnerliste von Outlook, wird man möglicherweise die Leistung verbessern beim Synchronisieren des Kontos.