Outlook Signaturen Vorlage Verteilung

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Outlook-Signatur automatisch erstellen mit Attribute aus Active Directory

Innerhalb eines Unternehmens gehört es zu den Aufgaben von Systemadministratoren die Signaturen für das Corporate Identity zu verwalten. Die meisten Unternehmen möchten das gesamte Erscheinungsbild der Signatur gestalten.

Outlook bietet hierfür keine direkten Möglichkeiten an, da die Email Signatur in Outlook eine clientseitige Anwendung ist und Benutzer somit ihre eigene Signatur erstellen und ändern können. Es gibt jedoch die Möglichkeit den Zugriff mithilfe von Gruppenrichtlinien auf die Signatur Optionen zu verhindern. Dies behebt jedoch nicht das Problem, dass zunächst eine Standardsignatur erstellt und generiert wird, und für die Benutzer bereitgestellt wird.

Dort wo eine zentralisierte Lösung auf Outlook Client-Ebene bevorzugt wird, und man auf die Exchange Transport Rules verzichten möchte, oder kein Exchange Server in verwendung ist, um die Signaturen zu generieren und über Login-Script oder GPOs zu verteilen, kann dieser Beitrag ein Ansatz für zentralisierte Lösungen geben.

VBScript Outlook Signatur deployment

Das folgende VBScript erstellt beim Client eine Outlook Signatur, dabei werden Anwenderdaten (Attribute) aus Active Directory ausgelesen und anschliessend in die Signatur eingefügt, danach fügt das Skript die Signatur in neuen E-Mails und Antworten an.

Die Code Zeilen kopiert man in einen Editor, zum Beispiel Notepad und speichert diese mit der Dateierweiterung-.vbs.

Anpassungen an der Signatur können im Skipt zwischen BOF signature und EOF signature vorgenommen werden.

Das Skript nun ausführen an einer Workstation mit Outlook, es findet am Bildschirm keine Ausgabe statt, nach der Ausführung kann Outlook geöffnet werden, und damit eine neue E-Mail erstellen, die Signatur erscheint nun in der Nachricht, welche der nachstehenden Abbildung ähnlich sieht.

Outlook Signatur
Abbildung: Outlook Signatur

Outlook Signaturen Client Verteilung

Über GPOs kann man Scripts für das Login konfigurieren. Die Einstellungen für Anmelde- und Abmelde-Scripts findet man unter Benutzerkonfiguration => Richtlinien => Windows-Einstellungen => Skripts. Der Speicherort für Scripts, die man über GPOs zuweist, befindet sich unter dem Pfad \\FQDN\SYSVOL\FQDN\policies\user\scripts\logon und logoff.

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