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Outlook DelegateSentItemsStyle

Outlook bietet mehreren Personen Zugang auf ein freigegebenes Exchange-Postfach, um von dort E-Mails versenden zu dürfen, die versandten E-Mails finden sich stets im Postfach des eigenen Benutzer „Gesendete Elemente“. Dieses Standard Verhalten von Outlook macht es für Mitarbeiter nur schwer nachvoll­ziehbar, was von wem auf welche E-Mail geant­wortet wurde.

In den Einstellungen von Outlook gibt es keine Möglichkeit, diesen Zustand zu verändern. Jedoch durch das hinzufügen eines Registry-Schlüssels wird ermöglicht, dass Outlook solche E-Mails immer in das Postfach verschiebt, das die E-Mail abgeschickt hat. Die folgende Anleitung ist gültig für Microsoft Outlook 2007 bis 2016.

Öffne den Registrierungs-Editor mit    regedit ausführen, und navigiere zu folgendem Ordner:

Der Ordner 14.0 steht für die Office-Version, es gelten hier folgende Werte zu den Versionen:

13.0 = 2007
14.0 = 2010
15.0 = 2013
16.0 = 2016

Erstelle hier einen neuen DWORT-Wert mit dem Namen DelegateSentItemsStyle. Weise diesem neu erstellten Eintrag den Wert 1 zu.

Alternativ kann man folgenden Befehl in einer als Administrator geöffneten Eingabeaufforderung  ausführen.

Nun sollte Outlook in der Lage sein, die gesendeten E-Mails in den Ordnern des freig­egebenen Postfach zu speichern.

Für öffentliche Ordner gibt es leider keine schnelle Lösung. Hier muss man eine Transport-Rolle auf dem Exchange-Server konfigurieren.

 

Outlook 2016 Indizierung

Bei Outlook 2016 funktioniert die Suche von Kontakte und Kalender nach Update nicht mehr. Die Ursache liegt bei der Windows Indizierung und der Indizierung von Outlook 2016.

Lösung

Die Indizierung der Outlook Suche abschalten. Die deaktivierung der Windows Indizierung für Outlook kann über die Indizierungsoptionen mit +R=control /name Microsoft.IndexingOptions vorgenommen werden.

Indizierungsoptionen Ausführen
Indizierungsoptionen Ausführen

Zu den Indizierungsoptionen kommt man auch über Datei -> Optionen -> Suche

Im Fenster Indizierungsoptionen auf Ändern klicken.

Outlook-indizierungsoptionen
Outlook Indizierungsoptionen

Im Fenster Indizierte Orte den Hacken bei Outlook entfernen

Indizierte Orte
Indizierte Orte

Die Suche im Kontakt und Termine Ordner sollte nun wieder möglich sein.

Exchange Sicherheitszertifikat stimmt nicht mit Namen der Webseite überein

Möchte man Outlook 2010/2013 mit der AutoErmittlung (Outlook Anywhere) automatisch konfigurieren, und das Postfach auf einem Exchange 2010/2013 liegt, wird man nach der Installation folgenden Sicherheitshinweis erhalten. exchange_logo

sicherheitshinweis

Dies liegt oft daran das kein Zertifikat vorliegt, welches von Microsoft Active Directory Certificate Services (AD CS) ausgestellt wurde.

Problembeschreibung
Nachdem ein neues Zertifikat von einer root CA Zertifizierungsstelle beim Exchange-Server importiert wurde, kann es zu Fehlermeldungen beim Start bei den Outlook Clients kommen.

Im Sicherheitshinweis Fenster sehen wir in der ersten Zeile, dass sich unser Exchange-Server mit seinem internen FQDN “exchsrv.domain.local” meldet. Ebenfalls gibt uns die Meldung die Information, dass das Zertifikat ungültig ist oder die Namen nicht übereinstimmen.

Symptome
Outlook oder das Mobiltelefon können nicht konfiguriert werden.

Outlook hat die Suche nach den URLs für die Autodiscover-Informationen Hardcodet und wird in folgender abfolge durchlaufen:

Autodiscover Lookup Reihenfolge
Autodiscover Lookup Reihenfolge

Wenn nun die nötigen DNS-Records fehlen oder keine der definierten URLs aus dem Internet erreichbar sind, kann Autodiscover nicht abgefragt werden.

zertifikatsinformation1

Der Name „autodiscover.domain.com“ ist auch im Zertifikat vorhanden, aber die Warnung tritt stattdessen für den Namen „exchsrv.domain.local“ auf.

Zertifikat Details
Zertifikat Details

Ursache
Nicht wie die Vorgänger, verwendet Outlook 2013 intern nicht nur den SCP (Service Connection Point) zur Suche nach Autodiscover, sondern macht gleichzeitig eine DNS-Auflösung gemäss oben dargestellten Reihenfolge. Wenn jetzt die DNS-Auflösung von exchsrv.domain.com auf einen Webserver mit HTTPS Binding zeigt, erscheint der oben gezeigte Sicherheitshinweis.

Lösung
Neues Exchange-Zertifikat erstellen

Exchange Zertifikat erstellen
Neues Zertifikat erstellen

Der EMC-2010 Assistent erstellt abschliessend die Anforderung welche in einer Datei(.req) gespeichert wird, dieser private Schlüssel wird benötigt um bei der CA Zertifizierung (z.B. CAcert.org) mittels Copy & Paste dann über das Formular den Public Key zu erzeugen. Anschliessend wird der ausgestellte Schlüssel mit „Anstehende Anforderung abschliessen“ der wiederum mit Copy & Paste von der Zertifizierungsstelle eingefügte Schlüssel erzeugt. Zuletzt noch dem Zertifikat die Dienste zuordnen.

Die von CA Cert Signing Authority ausgestellten X.509-Zertifikate enthalten nur im Internet auflösbare FQDN, daher müssen die Internen URLs per Exchange Management Shell angepasst werden.

Mit folgendem cmdlet wird die aktuelle URI abgefragt.

Exchange Management Shell
Exchange Management Shell

Die AutoDiscoverServiceInternalUri wird nun auf den Externen FQDN geändert, damit es dem ausgestellten Zertifikat entspricht.

und die folgenden VirtualDirectory noch ändern.

noch kontrollieren ob alles stimmt..

Ohne DNS geht nichts, deshalb erstellen wir eine neue Forward-Lookupzone, wir öffnen dnsmgmt und erstellen eine neue Zone für unser exchsrv.domain.com

dnsmgmt Forward-Lookupzone
dnsmgmt Neue Forward-Lookupzone

Rechts im Fenster wieder mit Rechtsklick ein neuen Host als Type A erstellen, das Name Feld leer lassen und die IP Adresse von exchsrv.domain.com eintragen.

Neuer Host A
Neuer Host A

Nun sollten die Exchange-Dienste neu gestartet werden, den IIS mit iisreset /noforce aktualisieren. Ist der Nameserver als BIND auf einem Linux/Unix Host, steht folgende Zone für unsere Mail Domain für Autodiscovery.

DNS Zone
DNS Zone

Für Windows wird im DNS-Manger im Kontextmenu unter weitere Einträge der Eintrag „Dienstidentifizierung SRV“ erstellt.

Windows DNS Manager
Windows DNS Manager

Zu guter letzt soll unser Zertifikat auf die Clients ausgerollt werden, hierzu bieten sich die Gruppenrichtlinien an.

Gruppenrichtlinien Editor
Gruppenrichtlinien Editor

Computerkonfiguration-Windows-Einstellungen-Sicherheitseinstellungen-Richtlinien öffentlicher Schlüssel-Vertrauenswürdige Stammzertifizierungsstellen.

Mit Rechtsklick auf Importieren gehen, mittels des Assistenten die zuvor exportierte Zertifikatsdatei (.cer) importieren.
Beim Client wird mit gpupdate /force die Policy aktualisiert.

Alternativ kann das Zertifikat auf den Clients auch mittels des cmd-Tool certutil importiert werden, beispielsweise aus einer Batch Datei.

Troubleshooting
Am einfachsten geht’s mit dem Browser um herauszufinden wohin die URL https://exchsrv.domain.com zeigt. Alternativ kann auch nslookup oder host aufgerufen werden.

Browser SSL Zertifikat
Browser SSL Zertifikat

Ebenso bietet sich hier das cmd-Tool certutil zur Überprüfung an.

Ob das Zertifikat an der richtigen stelle im Zertifikatsspeicher ist, lässt sich anhand der mmc-Konsole überprüfen.

mmc-Konsole
mmc-Konsole

Snap-In hinzufügen –  Zertifikate Hinzufügen – Computerkonto – Lokalen Computer.

Hinweis!
Das hier verwendete Zertifikat wird mit dem öffentlichen Schlüssel der kostenfreien Zertifizierungsstelle CAcert (cacert.org) ausgestellt, dies erfordert dass das Stammzertifikat von CAcert als Klasse 1 PKI Schlüssel im PEM oder DER Format zum Zertifikatsspeicher „Vertrauenswürdige Stammzertifizierungsstellen“ importiert werden muss.

Das Zertifikat ist für die dauer von einem Jahr gültig, danach muss es erneuert werden, wer dies mit „Exchange Zertifikat erneuern“ versucht, wird feststellen das dies nicht geht, Exchange 2010 möchte nur neue Zertifikate erstellen, deshalb die Methode mittels certutil.

Die Seriennummer findet man in den Zertifikat Details, danach das Exchange-Zertifikat importieren.