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Outlook ist primär der Client zum Exchange Server, ein Einsatz ohne Exchange ist aber auch möglich. Erstmals erschien es 1997 im Zusammenhang mit Microsoft Exchange Server.

Kopano Postfach in Outlook hinzufügen

Kopano Z-Push und Outlook 2019

Z-Push ist eine Open-Source-Anwendung zum Synchronisieren von ActiveSync-kompatiblen Geräten wie Mobiltelefonen, Tablets und Outlook 2013 und höher. Ein Kopano Server nutzt Z-Push als ActiveSync-Protokoll für kompatible Geräte.

Bei Z-Push handelt sich um eine Implementierung des ActiveSync-Protokolls von Microsoft, das drahtlos für ActiveSync-fähige Geräte mit mehreren Plattformen wie Windows Phone, Apple iPhone und iPad, Android verwendet wird. Mit Open Source Z-Push kann jedes PHP-basierte Groupware-Paket vollständig mit jedem ActiveSync-kompatiblen Gerät synchronisiert werden.

Als Open Source-Projekt unter der AGPL v3 wurde Z-Push ursprünglich von der Zarafa Deutschland GmbH (Deutschland) entwickelt.

Outlook 2019 Kopano Konto einrichten

Gemäss Microsoft ist Outlook 2016 und 2019 sowie Office 365 auf derselben Codebasis, die Version bezieht sich lediglich auf unterschiedliche Lizenzmodelle. In diesem Artikel wird beschrieben, wie eines der hier erwähnten Outlook Versionen, mit der Anbindung zu einem Kopano-Groupware Server genutzt werden kann.

Bevor das Kopano-Konto hinzugefügt werden kann, wird Outlook beendet, danach öffnet man das Snap-In für E-Mail Setup. Dazu drückt man die Tasten Win + R hierdurch sich Ausführen öffnet, hier die folgende Zeile per Copy & Paste einfügen.

Alternativ kann in des Feld öffnen control eingegeben werden mit anschliessend klick auf OK.

In der geöffneten Systemsteuerung in das Suchfeld mail eingeben.

Es erscheint Mail (Microsoft Outlook 2016) (32-Bit)

Auf E-Mail-Konten klicken. Falls noch keine Profile erstellt wurden, wird durch den Assistenten geführt ein Profile erstellt.

Beim Register E-Mail auf Neu gehen und ein neues E-Mail-Konto hinzufügen, wie folgt gezeigt in der Bilderstrecke.

Es wird der Konto-Assistent gestartet, hier im ersten schritt die Manuelle-Konfiguration wählen.

Die Option Exchange-ActiveSync wählen.

Kontoinformationen wie Name, E-Mail-Adresse, E-Mail-Server und Benutzername mit Kennwort eintragen und den Assistenten mit Weiter abschließen.

Nach dem Test der Kontoeinstellungen ist das Kopano Konto eingerichtet und steht in Outlook zur Verfügung.

E-Mail Verschlüsselung mit PGP und S/MIME

OpenPGP Verschlüsseln und Signieren von E-Mails mit Outlook in Windows 10

Verschlüsselte E-Mails zum Schutz der Privatsphäre sollte zur Selbstverständlichkeit gehören, um die Authentizität der Absender und die Unveränderlichkeit zu garantieren, wie verschlüsselte Webseiten über Transport Layer Security (TLS) heute fast überall der Standard ist, vor allem dank der freien und offenen X.509-Zertifizierungsstelle, Let’s Encrypt was kostenlos und einfach auf vielen Plattformen implementiert werden kann. Zum Verschlüsseln und Signieren von E-Mails, Dateien und Ordnern unter Windows bietet sich Gpg4win (GNU Privacy Guard for Windows) an, eine freie Software die mit nur wenigen Mausklicks installiert werden kann.

  OpenPGP ist der am häufigste verwendete E-Mail-Verschlüsselungsstandard mit asymmetrischen Schlüsseln. OpenPGP wird von der Arbeitsgruppe der Internet Engineering Task Force (IETF) als vorgeschlagener Standard in RFC 4880 definiert.

INSTALLATION

Voraussetzung ist ein Windows 10 und Microsoft Outlook 2010, 2013, 2016 oder 2019 (32bit oder 64bit). Die in dieser Anleitung in Anwendung gebrachte Gpg4win Software kann hier herunter-geladen werden. Die Installation ist unspektakulär und vollzieht sich mit wenigen Maus klickst.

Nach dem Gpg4win auf dem Windows 10 Computer Installiert ist, findet sich das Outlook-Plugin GpgOL im Outlook Ribbon.

Weiter findet sich die Schlüsselverwaltung Kleopatra unter dem Start Programme Menü, aus diesem man sich erst ein Schlüsselpaar generieren lässt. Nach erzeugen eines Schlüsselpaares, dem privaten geheimen Schlüssel, kann der öffentliche Schlüssel den Empfängern bekannt gegeben werden. Es handelt sich hier um sogenannte asymmetrische Schlüssel.

Hat man eine eigene Webseite, empfiehlt es sich der öffentliche Schlüssel darauf zu publizieren, beispielsweise zur E-Mail in der Kontaktseite. Aus Kleopatra wird mit einem rechts klick über seiner E-Mail Adresse das Kontextmenü geöffnet, darin wählt man Exportieren, oder über die Option Details.

Der in der asc-Datei exportierte öffentliche Schlüssel kann in Notepad geöffnet werden, den Inhalt mit Copy & Paste in ein E-Mail einfügen, oder als Anlage an den Empfänger versenden, mit diesem man verschlüsselte E-Mail austauschen möchte. Grundsätzliche kann man mit jedem E-Mail Empfänger verschlüsselt kommunizieren, sobald Absender und Empfänger ihre PGP Public Keys untereinander ausgetauscht haben, und die E-Mail in Kleopatra beglaubigt wurde, können E-Mails untereinander entschlüsselt werden.

Beim verfassen einer Nachricht die Signiert und verschlüsselt werden soll, klickt man die Option Absichern im Outlook Ribbon.

PGP Verschlüsselte Email mit Outlook

Für Nutzer von Thunderbird gibt es das Enigmail Add-on, dieses hier heruntergeladen werden kann. Enigmail ist ein nahtlos integriertes Sicherheits-Add-on für Mozilla Thunderbird. Es verwendet OpenPGP um E-Mails zu verschlüsseln und digital zu signieren sowie empfangene Nachrichten zu entschlüsseln und zu überprüfen.

LINUX GnuPG

Für GNU/Linux basierte Systeme kann direkt GnuPG über den Paketmanager installiert werden.

Unter MacOS X kann die GPG Suite verwendet werden.

Outlook DelegateSentItemsStyle

Outlook speichert gesendete E-Mail nicht im Gesendete Elemente des Stellvertreter Postfach

Outlook bietet mehreren Personen Zugang auf ein freigegebenes Exchange-Postfach, um von dort E-Mails zu versenden, die gesendeten E-Mails befinden sich stets im Postfach des eigenen Benutzer „Gesendete Elemente“. Dieses Standard Verhalten von Outlook macht es für Mitarbeiter nur schwer nachvollziehbar, was von wem auf welche E-Mail geantwortet wurde.

In den Outlook Einstellungen gibt es keine Möglichkeit, diesen Zustand zu verändern. Jedoch durch das hinzufügen eines Registry-Schlüssels wird ermöglicht, dass Outlook solche E-Mails immer in das Postfach verschiebt, das die E-Mail abgeschickt hat. Die folgende Anleitung ist gültig für Microsoft Outlook 2007 bis 2016.

Öffne den Registrierungs-Editor mit Win + R und der Eingabe von regedit und klicke auf ausführen, nun navigiere zu folgendem Ordner:

Der Ordner 14.0 steht für die Office-Version, es gelten hier folgende Werte zu den Versionen:

12.0 = 2007
14.0 = 2010
15.0 = 2013
16.0 = 2016
16.0 = 2019
16.0 = Office 365

Erstelle hier einen neuen DWORT-Wert mit dem Namen DelegateSentItemsStyle. Weise diesem neu erstellten Eintrag den Wert 1 zu.

  Wie zu sehen, bleibt die Versionsnummer seit Outlook 2016 bei 16.0 und Office 2019 stehen und wird nicht zu Version 17.0. Dies liegt daran, dass Office 2016 und Office 2019 jetzt dieselbe Codebasis wie Office 365 verwenden.

Alternativ kann man folgenden Befehl in einer als Administrator geöffneten Eingabeaufforderung  ausführen.

Nun ist Outlook in der Lage, die gesendete E-Mail in gesendete Elemente des freig­egebenen Postfaches zu speichern.

Hinweis! Outlook muss für die Ausführung im Cachemodus konfiguriert sein, damit diese Option richtig funktioniert.

Mit dem kumulativen Update 9 für Exchange Server 2013 wurde ein neues Feature eingeführt, mit dem Administratoren die Einstellung vornehmen können, Nachrichten in den Ordner „Gesendete Elemente“ zu kopieren.

Für öffentliche Ordner gibt es leider keine einfache Lösung. Dazu muss eine Transport-Rolle auf dem Exchange-Server konfigurieren werden.

Wer noch Exchange 2010 einsetzt, muss zu den OWA Optionen des freigegebenen Postfach gehen, und unter Einstellungen bei gesendete Elemente, Absender- und „Von“-Postfächer wählen.

Auch spendiert Microsoft ein PowserShell cmdlet, ab Exchange 2010 SP2 RU4 ist folgendes Command verfügbar.